Smart Working : tool, persone e mindset per il lavoro da remoto

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Organizzazione, strumenti e vantaggi dello smart working.

Ci voleva il Coronavirus per imprimere al nostro paese un’accelerazione sul tema dello smart working (o lavoro da casa o telelavoro).

Nel nostro paese il lavoro da remoto era poco utilizzato, vuoi per la forse scarsa consapevolezza dei nostri dirigenti, vuoi perché a noi piace la pausa caffè in compagnia, ma le realtà che facevano uso dello smart working erano veramente poche.

Questo fino ad oggi, dove questa modalità di lavoro è stata imposta dall’emergenza che stiamo vivendo.

Se anche te sei stato costretto ad introdurlo nella tua azienda, e vuoi capire come utilizzarlo al meglio nel tuo team questo articolo ti darà consigli preziosi.

Cos’è lo smart working

Concetto ufficializzato con la Legge 81 del 22 maggio 2017, il lavoro agile, o smart working, è un rapporto di lavoro subordinato senza vincoli di orario e luogo.

Non c’è smart working senza persone e il giusto approccio

Passare da un controllo piramidale dove tutto era centralizzato su poche persone e imparare a creare centri di responsabilità e diffondere la cultura della fiducia sono i requisiti essenziali per riuscire in questa importante trasformazione culturale.

Anche dal punto di vista del concetto di lavoro dobbiamo lasciarci alle spalle quello delle 8 ore e abbracciare quello dei risultati con le giuste sfumature e compromessi dovuti ai singoli casi.

Vantaggi del lavoro da remoto

Dal punto di vista aziendale i pro di questo metodo di lavoro riguardano l’aspetto gestionale e la riduzione dei costi; infatti, se adottiamo questo metodo, possiamo risparmiare postazioni e spazi che dedichiamo ai dipendenti.

Un recente studio dimostra anche che il lavoro da remoto aumenta la produttività.

Dal punto di vista del lavoratore il solo aspetto di poter gestire orari diventa un grande vantaggio; inoltre non avere costi di spostamento per molti lavoratori significa risparmiare tempo e denaro per recarsi nel luogo di lavoro (e sicuramente strade come la Pontina ci ringrazieranno).

Svantaggi del lavoro da remoto

Ovviamente non è tutto oro quel che luccica, e quindi anche il lavoro da remoto ha i suoi lati negativi, sopratutto in una fase iniziale.

La costruzione di un team affiatato diventa più difficile in questo caso e diventano molto importanti i momenti di team building.

Se non si ha una buona struttura di comunicazione interna si possono creare molte incomprensioni, perdite di tempo e abbassamento della qualità, ma tutte cose che possono essere risolte se si adottano i giusti strumenti.

I tool essenziali per lavorare da remoto

Partiamo dalla “condicio sine qua non”: la connessione a internet. Se non hai a disposizione questa nel luogo dove lavorerai, o non è di buona qualità, lo smart working non è per te.

Lavorare con un portatile di bassa qualità con schermi piccoli non ti aiuterà, perché anche se abbandoniamo il concetto di 8 ore, di tempi ecc, avere una postazione comoda e non un tavolino rimediato, una sedia scomoda e un monitor che si avvicina più a un tablet che a un computer, non ci permetteranno di fare bene il nostro lavoro. Sì perché smart working non significa lavorare un giorno da casa perchè hanno scioperato i treni, ma farlo con regolarità.

Affrontato il tema postazione passiamo ai tool veri e propri che possiamo raggruppare in: archiviazione, comunicazione e gestione.

Lo spazio di archiviazione

Lo spazio di archiviazione dei dati dovrebbe essere già presente nella vostra realtà lavorativa anche come sistema di protezione delle informazioni, infatti l’utilizzo di server fisici o tool esterni permette di proteggere i dati anche da eventuali rotture di hard disk o altri tipi di danni che, fidatevi, sono più frequenti di quanto si pensa.

Google Drive

Il principe indiscusso dell’archiviazione che probabilmente conoscono tutti come utilizzo domestico, è anche un buon alleato dello smart working a patto che si utilizzi un account aziendale.

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Google infatti dispone di un piano che parte da 4,68 al mese per utente: il vantaggio è che tutto diventa gestibile a livello aziendale e oltre allo spazio ci vengono messi a disposizione molti tool utili anche per scrittura fogli di calcolo, presentazioni e molto altro.

Già G Suite potrebbe essere una scelta che soddisfa molte delle esigenze più immediate.

In alternativa possiamo pensare anche alla versione Microsoft: il suo tool office 360 è paragonabile in molte cose alla G Suite.

Se ci interessa la sola archiviazione possiamo pensare anche a servizi come Dropbox o server aziendali accessibili dall’esterno a seconda delle esigenze.

Strumenti di Comunicaizione.

Per la comunicazione ci sono una infinità di strumenti, quelli più usati sono Skype, Google Hangouts e Zoom. Qualsiasi sia quello che scegliate, cercate di farlo partendo dal presupposto che sarà il vostro legame con i vostri colleghi e quindi dovrà essere comodo da utilizzare per voi.

Per quello che riguarda il telefono fisso, potete pensare a un semplice trasferimento di chiamata, ma quello che consiglio è di spostare il vostro numero su un servizio voip e gestirlo tramite centralino digitale, in modo da portare il vostro telefono da ufficio sempre con voi se vi occorre.

Organizzazione del lavoro

Ora che come dire abbiamo creato l’infrastruttura della nostra organizzazione in smart working, dobbiamo pensare all’organizzazione del lavoro e dei processi aziendali.

Hubspot come strumento di smart working

Da strumenti più complessi come Asana, a strumenti più semplici e immediati come le to do list o trello che usa il modello delle kanban board, quando scegliamo di lavorare da remoto avere una chiara organizzazione delle cose da fare, della loro priorità e consequenzialità diventa fondamentale. Ovviamente lo strumento più adatto dipende dalle tue esigenze di project management e la composizione del tuo team.

E noi cosa abbiamo fatto?

Anche se abituati a utilizzare strumenti di smart working nel nostro team solo alcune figure professionali già lo utilizzavano, per il resto del team tutto veniva fatto ancora in ufficio con pause stile camera caffè.

Ora che l’emergenza coronavirus ci ha obbligati abbiamo affinato semplicemente meglio quello che già facevamo sfruttando questo periodo anche per migliorare alcuni processi interni e migliorare il lavoro nella nostra agenzia pubblicitaria.

Per il nostro smart working utilizziamo un server fisico, perchè avendo una mole di dati molto elevata (superiamo i 2 terabyte l’anno di dati da archiviare) e la necessità di accedere anche spesso anche a file di anni precedenti, il server fisico ci permette di avere un’ottimizzazione dei costi. Questo server è accessibile da remoto e per la sicurezza dei dati abbiamo una replica completa automatica che risiede in uno stabile diverso (continuiamo a valutare la possibilità di passare a un servizio cloud).

Per quello che riguarda la comunicazione utilizziamo principalmente una web app che si chiama Whereby, perché facendo molte riunioni con clienti questa ci risulta comoda visto che non obbliga il cliente a installare nulla ma semplicemente può accedere da un qualsiasi browser.

Per l’organizzazione del lavoro utilizziamo Hubspot e Asana che ci aiutano il primo per la fase vendita e relazione con i clienti e il secondo per il project managment.

Conclusione

Se pensiamo ai benefici che porta lo smart working per alcuni settori, gli strumenti necessari sono veramente uno scoglio superabile con facilità. Forse il più difficile è la mentalità.

Ovviamente lavorare in smart working prevede anche l’introduzione di una sorta di autodisciplina infatti il non essere fisicamente nello stesso posto ci potrebbe portare ad un eccesso di comunicazione che ci fa sprecare tempo.

Se hai bisogno di qualche consiglio parliamone sopratutto in questi giorni così complicati.

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Federico Aggio

Federico Aggio

Sono consulente di (Digital) Marketing e Founder @Link ITB. Sono ossessionato dall'ottimizzazione e il mio lavoro è la mia passione! Se vuoi parlarmi di un progetto fissiamo un appuntamento!

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